Năm 2023, pháp luật quy định như thế nào về bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ?
Yêu cầu chung khi bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
– Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
– Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu (khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Yêu cầu về bảo quản, lưu trữ đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu theo quy định tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
– Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
– Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
– Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
