Chứng từ kế toán là giấy tờ liên quan sâu sắc tới hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Vì thế, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán luôn được điều chỉnh nhằm phù hợp với tính chất của loại giấy tờ đó. Vậy trường hợp nào tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn?
· 2 trường hợp tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn
Căn cứ Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP như sau:
– Đối với lĩnh vực kế toán nhà nước:
+ Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn;
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia;
+ Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định do người đại diện pháp luật của đơn vị kế toán, ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
– Đối với hoạt động kinh doanh, gồm: tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định do người đứng đầu hoặc người đại diện pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
– Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.
