Hàng hóa bị trả lại do rất nhiều nguyên nhân khác nhau như: vi phạm hợp đồng cam kết, chất lượng sản phẩm kém, không đúng chủng loại và quy cách,… Cho dù lý do là gì, những hàng hóa này cần phải được ghi lại để đảm bảo tính chính xác cho thông tin kế toán.
1. Bên bán (bên bị trả hàng)
Hàng bán bị trả lại đối với bên bán thường là những sản phẩm được doanh nghiệp xuất bán hoặc tiêu thụ nhưng bị trả hàng vì không đảm bảo những điều dưới đây:
- Chất lượng hàng hóa không đảm bảo như cam kết trước đó.
- Hàng hóa đóng gói sai quy cách, chủng loại.
- Người mua không nhận hàng vì những lý do khách quan.
Hiện nay, hàng bán bị trả lại được xếp vào khoản giảm trừ doanh thu. Do đó, giá trị hàng này có thể làm thay đổi doanh thu bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ kinh doanh trước đó. Bên cạnh đó, nó còn làm thay đổi cả doanh thu thuần của doanh nghiệp ở báo cáo kết quả kinh doanh.
2. Bên mua (bên trả lại hàng)
Hành động trả lại hàng bán đối với bên mua tuy không làm phát sinh khoản giảm trừ doanh thu hay làm thất thoát tài chính nhưng sẽ làm mất thời gian cho chính doanh nghiệp. Bên cạnh đó, kế toán viên phải tiến hành bút toán hạch toán phù hợp nhằm ghi nhận nghiệp vụ trả hàng cho người bán. Điều này là quan trọng, nhằm đảm bảo tính chính xác cho thông tin kế toán.
Nếu bên mua là công ty đã có hóa đơn thì khi có hàng bán trả lại vẫn phải xuất hóa đơn với đơn giá đúng với hóa đơn mua vào.
Nếu bên mua là cá nhân và chưa có hóa đơn thì khi phát sinh sự việc trả lại hàng bán cần phải lập biên bản ký kết với bên bán về số lượng cùng giá trị hàng bán đã trả lại.
