Tài liệu kế toán sao chụp có giá trị và thực hiện lưu trữ như bản chính. Vậy cần lưu ý gì khi sao chụp tài liệu kế toán?
· Lưu ý khi sao chụp tài liệu kế toán trong trường hợp bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính
Căn cứ Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán thì phải lập “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán”. “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” phải ghi rõ: Lý do, loại tài liệu, số lượng từng loại tài liệu, kỳ kế toán và các nội dung cần thiết khác của từng loại tài liệu bị tạm giữ hoặc bị tịch thu; nếu tạm giữ thì ghi rõ thời gian sử dụng, thời gian trả lại tài liệu kế toán.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán phải ký tên và đóng dấu (nếu có) vào “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán”, đồng thời đơn vị kế toán phải sao chụp tài liệu kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.
Đối với tài liệu kế toán lập trên phương tiện điện tử thì đơn vị kế toán phải in ra giấy và ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) để cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán.
